对标行业一流 筑牢风险基石——记档案管理“四化”建设行动

      档案是金融企业在业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的载体记录，在防控金融风险方面发挥着极其重要的作用。为进一步强化公司风险管理水平，完善内控制度、规范档案管理工作，西部担保秉持“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的建设理念，组织开展了档案管理“四化”建设行动，以“软硬件”同步实施为抓手，形成了“收集-整理-归档-保护-利用”全流程专业化的档案资源体系，努力实现档案管理的“规范化、标准化、整体化、统一化”的四化目标，目前已取得了阶段性成果。

      1、精心部署，分解任务强合力

      2021年初，公司制定下发了《西部（银川）融资担保有限公司档案管理“四化”建设行动方案》，成立了由班子成员、各部门负责人、档案管理专员组成的档案管理工作领导小组和实施小组，明确了档案工作的各项目标任务，为全面开展档案资料的收集、整理、移交、归档等各项工作提供了分工明确、运行高效的机制保障。截止目前，实施小组共撰写出具工作简报25期，组织集中工作讨论会6次，修订下发4项制度，共接收业务档案330卷176笔，整理上架142卷。

      2、学以致用，建章立制促规范

      “欲知平直，则必准绳；欲知方圆，则必规矩。”健全完善的档案管理制度是开展各项档案工作的前提。实施小组结合公司的实际情况，一方面，通过认真研究整理国家、省市级、同行业档案管理制度细则，系统学习了《中华人民共和国档案管理法》、《宁夏回族自治区档案管理条例》、《金融企业业务档案管理规定》等9项制度法规，并邀请银川市档案馆档案管理专家对规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平等方面进行了系统培训和现场专业指导，使公司全员对档案管理工作的重要性、专业性有了更深入的理解和认识，为厘清下一步档案工作思路，提高档案管理人员的业务技能夯实基础。另一方面，实施小组严格按照领导小组的安排部署，在各部门的密切协同配合下，通过充分沟通和深入研究，修订下发了《西部银川（融资）担保档案管理办法（试行）》，制定完善了《西部（银川）融资担保有限公司分类编号规则》、《西部（银川）融资担保有限公司归档文件的整理与装订规则》、《西部（银川）融资担保有限公司档案分类方案》，全面优化了公司档案工作体系流程，从而使档案管理工作有章可循，促进了档案工作的规范化、常态化。此外，专门针对业务档案，修订下发了《西部（银川）融资担保有限公司业务档案移交指引（试行）》，明确了对决策会议记录、项目保前尽职调查、项目合同、保后监管材料等所有档案进行统一管理的要求，为公司业务开展、风险防控再加一道“安全阀”。

      3、保障硬件，档案工作上台阶

      为全面提升档案管理水平，公司对照行业一流标准，规划设置2个档案室，配备档案管理专员，并购置启用了2组可容纳4000盒档案的智能密集型档案柜。同时，配置了电动打孔机、条码打印机、扫码枪、刻录机、档案装具等相关设备，全面优化了档案的存放装订条件，提升了档案装订、上架、交接、统计查询的科学化和便利化，实现了档案管理的“八防”要求，为更好地做好档案管理提供了硬件设施保障。

      档案是公司文化的活化石，也是公司生产经营、风险管理的第一手材料，档案工作更是一项功在当下，利在永久的系统工程。西部担保将继续以高标准、严要求做好档案管理工作，加快适应新形势下对档案工作的新要求，助推公司档案管理工作迈向新台阶！